Vertriebsmanagement

 

Führung, Organisation und Support

 

Aufgaben

Das Vertriebsmanagement hat zum Ziel, ein Vertriebsteam erfolgreich zu führen, um die vereinbarten Umsatz-, Ertrags- und Marktziele zu erreichen. Die Aufgaben können in folgende Kategorien eingeteilt werden:

  • Führung des Vertriebsteams
  • Organisation der Vertriebsabteilung
  • Interdisziplinäre Kommunikation (Unternehmensleitung, Marketing, PR, Produktion, Warenausgang)
  • Entwicklung und Dokumentation einer passgenauen Vertriebsstrategie
  • Verkaufsunterstützung
  • Koordinierung der VKF-Maßnahmen
  • Forecast
  • Berichtswesen
  • Rekrutierung

1. Führung des Vertriebsteams

Zu den wichtigsten Aufgaben des Vertriebsmanagements zählt die Führung der Vertriebsmannschaft. Für das Erreichen der Vertriebsziele benötigen Sie ein Team, das über die gesamte Zeit motiviert bleibt, die ihnen übertragenen Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Dies gilt insbesondere dann, wenn organisatorische oder personelle Änderungen gepaart sind mit hohen Wachstumszielen. Wer hier die Führungsaufgabe vernachlässigt, riskiert Einbrüche der Motivation und Nichterreichung der Zwischenergebnisse. Eine Demotivation wieder aufzufangen und das Team oder Einzelne neu zu motivieren, kann zeitraubender sein und noch mehr Stress bedeuten, als kontinuierlich den Führungsaufgaben nachzukommen.

Immer dann, wenn sie ein altes eingefahrenes und nicht erfolgreiches System ändern wollen, oder die Beziehungsqualität mit einen oder mehreren Mitarbeitern verbessern müssen, stehen Sie vor zusätzlichen Führungsaufgaben. Der Mensch ändert sich nur ungern. Dies gilt auch für Vertriebsmitarbeiter. Die erste Frage die Ihre Mitarbeiter stellen ist: Was habe ich davon? Wenn sie keinen persönlichen Nutzen daraus ziehen können, wird die Wahrscheinlichkeit, dass sie dagegen sind, groß sein. Dagegen sein bedeutet: Andere Kollegen werden beeinflusst, die Änderungen werden ignoriert, man arbeitet so wie vorher und oft noch nicht einmal das.

2. Organisation einer Vertriebsabteilung

In einer gut organisierten Vertriebsabteilung

  • weiß jeder was zu seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich gehört, und welche Schnittstellen es zu anderen Aufgabenbereichen gibt und wofür er keine Berechtigung hat
  • wissen die Meisten auch über andere Aufgabenbereiche Bescheid und können Sie als Vertretung übernehmen
  • sind die Aufgaben und Arbeitsabläufe detailliert und leicht verständlich beschrieben, und für jeden jederzeit einsehbar, in den für ihn vorgesehenen Bereichen
  • kann jeder seine Aufgabe ohne Unterstützung eines Anderen selbstständig durchführen
  • sind alle Kundenvorgänge transparent und schnell zu finden
  • werden die zur Verfügung stehende Rechnerunterstützung optimal genutzt
  • werden Informationen verständlich kommuniziert
  • steht der Kunde mit seinen Wünschen und Anforderungen im Mittelpunk
  • klingelt ein Telefon mit externem Anrufer nur maximal 4 mal
  • herrscht eine Teamatmosphäre der gegenseitigen Unterstützung zur gemeinsamen Zielerreichung
  • wird genau so gearbeitet wie immer, auch wenn der Chef reinkommt
  • gehören Pausen und Small-Talk zur Arbeitszeit, insbesondere nach Gesprächen mit nervigen Kunden
  • ist vor Feierabend der Schreibtisch komplett aufzuräumen und die laufenden Arbeitsvorgänge transparent im richtigen Ablagestapel
  • werden alle wichtigen Kundendaten und -aktionen (Anrufe, Vereinbarungen, etc.) dokumentiert
  • werden abschlussrelevanten Informationen zwischen Innen- und Außendienst zusätzlich per E-Mail kommuniziert oder im CRM-System besonders hervorgehoben
  • finden ausreichend viele Besprechungen und Interaktionen statt, um wichtige Vertriebsinformationen zu kommunizieren
  • finden regelmäßige Produkt- und Vertriebs-Schulungen statt, um die Arbeitsqualität an die immer höher werdenden Anforderungen der Kunden anzupassen
  • entsteht im Laufe der Zeit ein wirkliches Team, das in der Lage ist, mehr zu erreichen als überzeugte Einzelkämpfer.

Beschreibung der Einzelaufgaben und Arbeitsabläufe (Auszug)

Folgende Arbeiten müssen für alle klar dokumentiert, vermittelt und bei Bedarf trainiert werden:

1. Entgegennahme von Kundengesprächen

  • Freundliches Melden am Telefon (Begrüßung, Vorstellung)
  • Identifizierung von Kundenwünschen
  • Weitervermittlung eines Gespräches
  • Kommunikationtion von Standardsituationen (Auskunft über Produktinformationen, Preisen, Lieferzeiten, zuständigen Außendienst, Reklamationsannahme, etc.)
  • Vereinbarungen mit Kunden treffen
  • Verabschiedung des Kunden
  • Dokumentation der Kommunikation

2. Anfragen bearbeiten

  • technische Klärung
  • Kommunikation mit Außendienst
  • Schreiben von Angeboten
  • Angebote entsprechend Priorität A- B-Kunden termingerecht verfolgen

3. Aufträge erfassen

  • Liefertermine klären und überwachen
  • Versandpapiere erstellen
  • Rechnungen schreiben
  • Ablage
  • Zollpapiere erstellen
Was ist unsere Expertise?

Das Vertriebsmanagement zu unterstützen, das Team zu führen, die Organisation und die Verkaufsstrategien an die Anforderungen des Marktes anzupassen. Wir verfügen über langjährige Erfahrungen im Bereich Vertriebsmanagement in weltweit sehr erfolgreichen mittelständischen Unternehmen und Konzernen.

Klaus Schein

Office Berlin
Tel.: 030 8103 8119